Quando cambiare il codice EAN su un prodotto

Ogni prodotto deve avere un suo codice EAN. Ma quali sono i criteri che determinano il cambio di EAN su un prodotto? Quando invece si può mantenerlo senza sbagliare, evitando inutili costi o peggio danni al consumatore?

I codici EAN servono per identificare i prodotti o gli oggetti che vengono prezzati, ordinati e venduti. Per ogni nuovo prodotto da commercializzare, dovrà essere assegnato un nuovo codice EAN-13 (GTIN). Ma cosa succede se un prodotto già sul mercato cambia nome, o ricetta, oppure se vengono modificate le dimensioni della confezione?

Caratteristiche fondamentali di un prodotto: se cambiano, cambia il codice EAN

Le caratteristiche base di un prodotto sono:

  • Tipo e varietà (es: colore, taglia, ingredienti, composizione, ecc.).
  • Marca.
  • Dimensioni e natura della confezione (unità singola, raggruppamento, bonus pack, cartone, pallet, ecc.).
  • Quantità (peso, volume e ogni altra dimensione che ha impatti sui partner commerciali).

Se cambia una di queste caratteristiche, cambia il codice EAN

Aiutati con queste domande per capire se una modifica giustifichi o no il cambio del codice. Se la risposta ad una delle domande è sì, allora cambia il codice EAN.

  • La nuova versione del prodotto è destinata ad annullare e sostituire la precedente?
  • Si è interessati all’impatto sulle vendite del prodotto leggermente diverso?
  • È possibile tenere conto delle modifiche temporanee risultanti da un’operazione promozionale?
  • Il peso o le dimensioni della confezione risultano alterati?

Scopri tutti i criteri per cambiare o mantenere il codice GTIN (EAN)

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Quando riutilizzare i vecchi codici EAN

I codici diventati obsoleti (perché per esempio il prodotto non è più commercializzato) possono essere riutilizzati per un altro articolo, purché siano trascorsi almeno 48 mesi dall’ultima data di fornitura al cliente. Nel caso di capi di abbigliamento, il periodo minimo è ridotto a 30 mesi.

Può essere necessario un periodo più lungo, a seconda del tipo di merci. Prima di riutilizzare il vecchio codice EAN, ti suggeriamo di considerare quale sarebbe il periodo di tempo ragionevole del prodotto “a scaffale”. Fai sempre comunque una verifica preventiva con i tuoi clienti per escludere qualsiasi criticità nei punti di vendita.

Anche se il prodotto non si trova più in commercio, il codice EAN assegnato potrebbe essere ancora presente nei database dei distributori. Verifica sempre con i tuoi clienti.

Nel caso in cui venga assegnato un codice EAN a un prodotto che non entra in produzione, per esempio gli articoli di campionario, il codice EAN (GTIN) può essere immediatamente cancellato da tutti i cataloghi senza essere contrassegnato come non più commercializzato. Solo in questo caso eccezionale l’EAN-13 può essere riutilizzato 12 mesi dopo la cancellazione.

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