Non esistono leggi o normative che obblighino l’azienda a usare la codifica GS1 (EAN) sui propri prodotti. È il sistema di vendita, tradizionale e online  a richiedere che un prodotto abbia un codice a barre GS1 (EAN), perché tutti i processi della distribuzione, dall'ordine alla gestione delle giacenze, si basano sulla lettura del barcode. Si può parlare di una sorta di obbligo di sistema.  

Codice EAN è la vecchia terminologia, sostituita dai nomi GS1.

Il codice a barre viene detto GTIN (Global Trade Identification Number) e può essere di 8, oppure di 13 cifre, esattamente quello che prima si chiamava EAN-8, EAN-13.

Il pacchetto di base dei codici GS1 (EAN) viene richiesto e gestito dall’azienda proprietaria del marchio (brand owner), indipendentemente da chi produca, assembli, confezioni il prodotto o l’oggetto da identificare. Anche il luogo di produzione è ininfluente per la richiesta di codici GS1 (EAN). 

Nel caso di terzisti, sarà il cliente a richiedere a GS1 Italy i codici GS1 (EAN) e non chi produce il bene da identificare. Il brand owner comunicherà poi al fornitore quale codice GS1 (EAN) mettere sul prodotto. Non sono accolte richieste di assegnazione di codici per conto terzi.

In linea generale l'applicazione del codice GS1 (EAN) compete a chi effettivamente immette sul mercato un prodotto con il proprio nome o marchio e ne stabilisce la confezione e l'etichettatura quindi a:

• Un produttore, se fabbrica o fa fabbricare il prodotto (all'estero o in Italia) e lo commercializza sotto un marchio che gli appartiene.
• Un esercente, un importatore o un grossista, se fa fabbricare il prodotto (in Italia o all'estero) e lo commercializza sotto un marchio che gli appartiene, oppure se trasforma il prodotto.
• Un distributore, se fa fabbricare il prodotto (in Italia o all'estero) e lo commercializza sotto un marchio che gli appartiene.

Le multinazionali possono scegliere fra:

• la codifica centralizzata: la casa madre codifica tutti i prodotti della società);
• oppure decentralizzata: ogni sede si associa all'ente GS1 locale e provvede alla codifica della gamma dei prodotti sul mercato nazionale).

Se hai dei dubbi, contatta l’Assistenza di GS1 Italy. GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Una volta ricevuti i numeri EAN per i barcode GS1 (GTIN-13), hai tre possibilità per collegare gli EAN ai tuoi prodotti:

1. Aggiungere al foglio excel ricevuto da GS1 Italy la descrizione di ciascun prodotto per ogni numero EAN.
2. Gestire legame numero EAN-prodotto nel gestionale della tua azienda.
3. Utilizzare il servizio Codifico, che ti permette di gestire nella tua area privata la descrizione del prodotto, il relativo EAN e la creazione del file vettoriale del codice a barre.

Se hai ricevuto i numeri e hai stampato i codici a barre GS1 (EAN) per i prodotti, comunica al tuo cliente il codice GS1 (EAN) del prodotto da vendere.

Lo scambio di informazioni può essere fatto in differenti modalità e varia da cliente a cliente e dipende dal canale di vendita.

Sarà il tuo cliente che ti dirà come vuole ricevere le informazioni prodotto-codice a barre GS1 (EAN).

Il barcode EAN non è parlante: le cifre non hanno significato, ma è la chiave di accesso alle informazioni prodotto che si trovano nel database del fornitore. Per far sì quindi che il codice a barre "mostri" le informazioni del tuo prodotto, occorre che vengano condivise con i canali di vendita.

Dopo che hai ricevuto i numeri EAN da GS1 Italy e averli attribuiti al prodotto tramite Codifico, devi a questo punto comunicare al tuo cliente (GDO; oppure Amazon), i dati dei prodotti e relativi barcode.

Hai a disposizione molti modi scambiare le informazioni:

• Modalità "push". Esempio:
  • GS1 EDI ed Euritmo (EANCOM e GS1 XML)
  • Data pool (GDSN) - Allineo
  • Immagino
• Modalità "pull". Esempio:
  • EPCIS

È sempre meglio prendere accordi con i propri clienti per capire quali sono gli strumenti da usare per lo scambio di informazioni. La scelta dipende da vari fattori e ambiti e cambia da cliente a cliente.

I prodotti a peso variabile sono quei prodotti che non hanno peso predeterminato e costante. Il prezzo di vendita varia quindi in funzione del loro peso. Un esempio sono i prodotti cosiddetti “freschi” (latticini, ortofrutta, ecc.).

Se vuoi saperne di più, consulta la pagina dei pesi variabili. Se invece vuoi richiedere gratuitamente i codici a peso variabile, vai alla pagina di richiesta on-line dei codici a peso variabile. L’assegnazione dei codici a peso variabile è attiva solo per le aziende associate.

Ricorda:

• L’assegnazione dei codici a peso variabile riguarda solo ed esclusivamente i prodotti che vengono confezionati, prezzati e posti sugli scaffali a disposizione dei consumatori per l’acquisto e che conseguentemente vengono poi passati agli scanner delle casse.
• I codici a peso variabile non devono essere utilizzati impropriamente, come per esempio per la gestione del magazzino (il cosiddetto "carico" e "scarico" della merce), la prezzatura dei prodotti porzionati al banco assistito o per l’identificazione degli imballi.
• La codifica per i prodotti venduti a peso variabile è una soluzione nazionale. I codici che vengono attribuiti da GS1 Italy non possono essere utilizzati per i prodotti esportati e venduti all’estero.

Per chiarimenti o supporto contatta l’Assistenza GS1 Italy. GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Le aziende che si presentano come venditori di “numeri EAN” operano al di fuori del Sistema GS1.

Solo le organizzazioni GS1, che hanno cioè la licenza da parte di GS1 AISBL, sono autorizzate ad assegnare alle aziende richiedenti le cosiddette chiavi GS1 (prefisso aziendale GS1, EAN, GLN, UCC, ecc). Solo gli enti GS1 (GS1 Italy per l’Italia) garantiscono l’assegnazione univoca di numeri EAN legittimi e riconosciuti a livello internazionale da tutti i mercati, tradizionali e online attraverso la banca dati globale GEPIR (Global Electronic Party Information Registry).

Amazon chiede che tutti gli articoli pubblicati dai seller per la vendita online siano univocamente identificati con un GTIN/EAN-13 univoco, valido e autorizzato. Ciascun prodotto deve essere identificato con un barcode GS1/EAN, detto GTIN. Esistono alcune categorie merceologiche che sono escluse da questo obbligo. Per approfondimenti, consulta la pagina Help del Seller center di Amazon, accessibile con il tuo profilo di venditore.

Prima di tutto attribuirai al prodotto il tuo nome o marchio, anche di fantasia: non è necessario usare un marchio depositato. Dopodiché, ti Iscriverai a GS1 Italy per ottenere i GTIN da assegnare al prodotto. Una volta ricevuti i numeri GS1/EAN da GS1 Italy, identificherai il prodotto con un GTIN e potrai procedere con l’inserimento del prodotto per la pubblicazione sulla piattaforma di Amazon.

È una domanda ricorrente e ci rendiamo conto che c'è molta confusione a riguardo:

• Solo GS1 attribuisce GTIN univoci, autorizzati e riconosciuti a livello nazionale e internazionale.
• I GTIN di GS1 sono accettati da tutti i canali di vendita: GDO (Esselunga, Coop Italia, ecc) e marketplace (Amazon, eBay, Alibaba).
• Sono codici registrati nel registro internazionale Gepir.
• Non sono oggetto di contestazione da parte dei clienti.
• Migliorano la visibilità del tuo prodotto e la customer journey dei tuoi clienti finali.

GS1 Italy, nuova denominazione di Indicod-Ecr, è l'unico ente accreditato in Italia per l'assegnazione dei numeri univoci e autorizzati GS1/EAN.

Codifico è il tool gratuito che GS1 Italy mette a disposizione degli utenti del Sistema GS1/EAN per la generazione delle immagini dei barcode: GTIN/EAN-8, GTIN/EAN-13, UPC-12 e GTIN-14. 

Nessun costo aggiuntivo: il generatore di barcode GS1/EAN ufficiali di GS1 Italy è compreso nella quota annuale di licenza d'uso del sistema GS1. 

Ma non solo: Codifico ti consente di creare l'identità digitale del prodotto e pubblicare i GTIN/EAN, gli attributi e l'immagine del prodotto sul Registro internazionale di GS1, GS1 Registry Platform.

Se vuoi vedere cosa pubblichiamo dei tuoi GTIN e cosa possono vedere i tuoi clienti dei tuoi prodotto, guarda come funziona Verified by GS1.
 

Guarda il video per conoscere Codifico.