Assistenza: le domande frequenti

Non esistono leggi o normative che obblighino l’azienda a usare la codifica GS1 (EAN) sui propri prodotti. È il sistema di vendita, tradizionale e online  a richiedere che un prodotto abbia un codice a barre GS1 (EAN), perché tutti i processi della distribuzione, dall'ordine alla gestione delle giacenze, si basano sulla lettura del barcode. Si può parlare di una sorta di obbligo di sistema.  

La famiglia dei codici a barre GS1 (EAN) è composta da molte tipologie di codici. Quello più conosciuto è il codice EAN-13 (detto anche GTIN-13), quello, per intenderci, che troviamo sui prodotti venduti al supermercato, oppure quello che Amazon o eBay chiedono ai venditori per censire i prodotti da vendere on-line.

Per ottenere i codici GS1 (EAN) univoci, autentici e riconosciuti dai tuoi clienti, la tua azienda deve iscriversi a GS1 Italy, la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Ti spieghiamo come fare nella pagina di richiesta dei codici GS1 (EAN).

Codice EAN è la vecchia terminologia, sostituita dai nomi GS1.

Il codice a barre viene detto GTIN (Global Trade Identification Number) e può essere di 8, oppure di 13 cifre, esattamente quello che prima si chiamava EAN-8, EAN-13.

Il pacchetto di base dei codici GS1 (EAN) viene richiesto e gestito dall’azienda proprietaria del marchio (brand owner), indipendentemente da chi produca, assembli, confezioni il prodotto o l’oggetto da identificare. Anche il luogo di produzione è ininfluente per la richiesta di codici GS1 (EAN). 

Nel caso di terzisti, sarà il cliente a richiedere a GS1 Italy i codici GS1 (EAN) e non chi produce il bene da identificare. Il brand owner comunicherà poi al fornitore quale codice GS1 (EAN) mettere sul prodotto. Non sono accolte richieste di assegnazione di codici per conto terzi.

In linea generale l'applicazione del codice GS1 (EAN) compete a chi effettivamente immette sul mercato un prodotto con il proprio nome o marchio e ne stabilisce la confezione e l'etichettatura quindi a:

• Un produttore, se fabbrica o fa fabbricare il prodotto (all'estero o in Italia) e lo commercializza sotto un marchio che gli appartiene.
• Un esercente, un importatore o un grossista, se fa fabbricare il prodotto (in Italia o all'estero) e lo commercializza sotto un marchio che gli appartiene, oppure se trasforma il prodotto.
• Un distributore, se fa fabbricare il prodotto (in Italia o all'estero) e lo commercializza sotto un marchio che gli appartiene.

Le multinazionali possono scegliere fra:

• la codifica centralizzata: la casa madre codifica tutti i prodotti della società);
• oppure decentralizzata: ogni sede si associa all'ente GS1 locale e provvede alla codifica della gamma dei prodotti sul mercato nazionale).

Se hai dei dubbi, contatta l’Assistenza di GS1 Italy. GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Direttamente dal nostro sito, compilando il form on line. Nella sezione Iscriviti trovi le istruzioni e il modulo on line.

Una volta iscritto, riceverai via email il contratto da timbrare e firmare con le istruzioni per completare la domanda.

Ti ricordiamo che i numeri EAN non si acquistano, ma si noleggiano. Significa che i numeri EAN restano di proprietà di GS1 Italy e che l'azienda deve versare ogni anno una quota per l’utilizzo esclusivo dei numeri EAN e per l’accesso al sistema GS1. Al momento dell’iscrizione chiediamo il pagamento di una quota d'iscrizione e di un contributo annuale. Per gli anni successivi invece solo il contributo annuale. Gli importi dipendono dallo scaglione di fatturato.

In quanto organizzazione senza scopo di lucro, l'ammontare dei due costi viene determinato in base al fatturato dichiarato e non al numero di prodotti commercializzati.

Con un canone annuale minimo di 95 €, meno di 10 centesimi a codice, hai la certezza di identificare prodotti, imballi e anche pallet con numeri autentici, legittimi e riconosciuti in tutto il mondo.

Scarica la tabella dei costi per ottenere i numeri EAN

Sì, ma solo se la divisione è un'entità legale e fiscale autonoma. In questo caso l'iscrizione sarà a nome di questa entità, a cui verranno poi assegnati i codici GS1 (EAN) e l’identificativo aziendale (prefisso aziendale GS1). Viceversa i codici GS1 (EAN) sono attribuiti a un'entità legale che ne dispone in toto (può codificare i prodotti di una o più divisioni), ma i contributi da versare sono calcolati sulla base della propria "dimensione" complessiva e certificabile (bilancio complessivo).

• Un foglio excel con i 1000 numeri univoci e autentici per la creazione dei codici EAN-13 (prodotti a peso fisso).
• Il numero di identificazione della azienda nel sistema GS1 in tutto il mondo (prefisso aziendale GS1). Con questo prefisso la tua azienda può sviluppare i codici per gli imballi/cartoni, i codici per i pallet, i codici per le entità fisiche (codice GS1 GLN).
• Le credenziali per accedere alla propria area privata dove registrare i prodotti e scaricare l'immagine del barcode EAN (servizio Codifico)
• Il certificato in inglese di appartenenza al sistema GS1 (può essere usato con i tuoi clienti esteri).
• Tre verifiche gratuite per essere certi che la stampa dei tuoi codici GS1 (EAN) è corretta e leggibile.
• La partecipazione gratuita ai corsi sulla codifica GS1 (EAN) di base.
• La Guida pratica per l'uso corretto dei codici GS1 (EAN).

I prodotti a peso variabile sono quei prodotti che non hanno peso predeterminato e costante. Il prezzo di vendita varia quindi in funzione del loro peso. Un esempio sono i prodotti cosiddetti “freschi” (latticini, ortofrutta, ecc.).

Se vuoi saperne di più, consulta la pagina dei pesi variabili. Se invece vuoi richiedere gratuitamente i codici a peso variabile, vai alla pagina di richiesta on-line dei codici a peso variabile. L’assegnazione dei codici a peso variabile è attiva solo per le aziende associate.

Ricorda:

• L’assegnazione dei codici a peso variabile riguarda solo ed esclusivamente i prodotti che vengono confezionati, prezzati e posti sugli scaffali a disposizione dei consumatori per l’acquisto e che conseguentemente vengono poi passati agli scanner delle casse.
• I codici a peso variabile non devono essere utilizzati impropriamente, come per esempio per la gestione del magazzino (il cosiddetto "carico" e "scarico" della merce), la prezzatura dei prodotti porzionati al banco assistito o per l’identificazione degli imballi.
• La codifica per i prodotti venduti a peso variabile è una soluzione nazionale. I codici che vengono attribuiti da GS1 Italy non possono essere utilizzati per i prodotti esportati e venduti all’estero.

Per chiarimenti o supporto contatta l’Assistenza GS1 Italy. GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Una volta ricevuti i numeri EAN per i barcode GS1 (GTIN-13), hai tre possibilità per collegare gli EAN ai tuoi prodotti:

1. Aggiungere al foglio excel ricevuto da GS1 Italy la descrizione di ciascun prodotto per ogni numero EAN.
2. Gestire legame numero EAN-prodotto nel gestionale della tua azienda.
3. Utilizzare il servizio Codifico, che ti permette di gestire nella tua area privata la descrizione del prodotto, il relativo EAN e la creazione del file vettoriale del codice a barre.

Una volta ricevuto l’elenco dei mille numeri univoci per i codici GS1 (EAN), ci sono due modi per stampare i barcode EAN dei numeri:

• Acquistare un programma con licenza per la stampa dei codici a barre.
• Far stampare le etichette al tuo stampatore o tipografo di fiducia.

Oppure puoi generare l'immagine dei barcode dei numeri EAN che hai ricevuto usando il nostro servizio gratuito Codifico. 

Per garantire la stampa corretta e leggibile dei codici a barre GS1 (EAN) devi rispettare le dimensioni stabilite dalle regole GS1 (EAN). Controlla le dimensioni sulla nostra Guida pratica.

Per stampare il codice a barre, cioè trasformare il numero di 13 cifre (EAN-13) in barre, è necessario acquistare un programma apposito per la creazione del simbolo a barre. Oppure in alternativa appoggiarsi a uno stampatore o a un tipografo.

Con il nostro servizio Codifico puoi generare l'immagine del barcode dai numeri EAN che hai ricevuto da GS1 Italy, la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Per garantire la stampa corretta e leggibile dei codici a barre GS1 (EAN) devi rispettare le dimensioni stabilite dalle regole GS1 (EAN). Controlla le dimensioni sulla nostra Guida pratica.

Ti ricordiamo inoltre che il processo di stampa è una fase importante per garantire la leggibilità dei codici EAN sui tuoi prodotti. Per questo ti consigliamo di leggere quali sono gli errori da evitare nella stampa dei codici e di rispettare le combinazioni di colore più adatte per la lettura a scanner.

Ti mettiamo anche a disposizione un servizio di verifica che la stampa delle etichette sia corretta. Fai in modo che i tuoi clienti riescano a leggere sempre le etichette dei tuoi prodotti per evitare inutili contenziosi. Un codice a barre autorizzato e stampato correttamente aiuta la vendita del tuo prodotto.

Se hai ricevuto i numeri e hai stampato i codici a barre GS1 (EAN) per i prodotti, comunica al tuo cliente il codice GS1 (EAN) del prodotto da vendere.

Lo scambio di informazioni può essere fatto in differenti modalità e varia da cliente a cliente e dipende dal canale di vendita.

Sarà il tuo cliente che ti dirà come vuole ricevere le informazioni prodotto-codice a barre GS1 (EAN).

Sì, il pagamento della quota o del contributo annuale è uno degli obblighi previsti dallo Statuto (art. 6/e) o dal modulo di rilascio. I contributi sono annuali e non sono frazionabili, né rimborsabili. Se l'azienda si iscrive ad esempio a settembre, pagherà sempre la quota annuale per intero.

Puoi provare a stampare un codice a barre EAN-13 (GTIN-13) a dimensioni ridotte, rispettando sempre le dimensioni standard. Oppure puoi stampare il codice su un'etichetta esterna legata al prodotto da un cartoncino. Qualora nessuna di queste soluzione fosse percorribile, GS1 Italy assegna all'azienda un codice a 8 cifre, EAN-8. Ti ricordiamo che l'assegnazione del codice EAN-8 (GTIN-8) è soggetta a un canone annuale supplementare. Visita la pagina per la richiesta dei codici EAN-8 per approfondimenti, per il listino e per procedere con la richiesta.

La semplice scansione di un codice a barre non può dirti se uno scanner anonimo sarà sempre in grado di leggere il barcode sul tuo prodotto. Per avere la certezza che tutti i tuoi partner commerciali siano in grado di scansionare i codici a barre e mantenere così relazioni commerciali positive, la verifica della qualità di stampa del barcode è un prerequisito necessario.

La verifica sulla qualità di stampa dei codici è fondamentale per controllare se il codice GS1/EAN (numero + barre) verrà letto correttamente dallo scanner.

La buona norma suggerisce di effettuare la verifica prima di andare in produzione. I vantaggi sono molteplici:

• La riduzione dei contenziosi sul ricevimento merce.
• La facilitazione dei riordini e delle movimentazioni.
• Una maggiore precisione nell'acquisizione e nel trasferimento dei dati per i requisiti della rintracciabilità.

GS1 Italy, la nuova denominazione di Indicod-Ecr, fornisce un servizio di verifica etichette e nel primo anno di adesione le prime tre verifiche sono gratuite. Per maggiori informazioni visita la pagina dedicata al servizio di verifica etichette di GS1 Italy.

I codici a peso variabile devono essere richiesti e utilizzati solo ed esclusivamente per i prodotti freschi che vengono venduti a peso e che passano alla barriera casse.

Sono quindi esclusi altri utilizzi impropri come per esempio la gestione del magazzino (il cosiddetto “carico” e “scarico” della merce), la prezzatura dei prodotti porzionati al banco assistito e l'identificazione degli imballi.

Se hai dei prodotti freschi da vendere a peso, vai alla pagina di richiesta on-line dei codici a peso variabile.

Con l’iscrizione a GS1 Italy, la nuova denominazione di Indicod-Ecr, ricevi un blocco di 1.000 numeri per stampare 1000 codici EAN-13 (GTIN-13) e identificare fino a 1.000 tipologie di prodotto. Una volta esaurito questo pacchetto, puoi noleggiare uno o più pacchetti di codici GS1 (EAN). Vai alla pagina del servizio di noleggio dei codici GS1 (EAN) supplementari per attivare il servizio.

Scarica il listino dei costi per il noleggio dei codici GS1 (EAN) supplementari.

Sì, il sistema di codifica GS1 (EAN) è uno standard internazionale, riconosciuto e utilizzato da circa un milione di aziende in 150 paesi. Questo, insieme alla garanzia di univocità del codice, è uno dei punti di forza del sistema.

Teoricamente la risposta è no. I codici cosiddetti EAN a 13 cifre sono codici riconosciuti, letti e accettati a livello internazionale, quindi anche negli Stati Uniti. Inoltre da gennaio 2005 i retailer e gli scanner del mercato nordamericano (Stati Uniti e Canada) si erano impegnati ad accettare prodotti identificati con codici a 13 cifre. Mentre il Canada ha di fatto completato la fase di transizione, alcuni retailer americani non hanno ancora effettuato gli opportuni adeguamenti: per questo richiedono prodotti etichettati con i codici UPC a 12 cifre. Prima di procedere con l'eventuale noleggio dei codici UPC supplementari, suggeriamo di verificare prima con il proprio cliente o importatore americano.

La richiesta è aperta solo alle aziende associate che usano già codici GS1 (EAN). In questo caso il pacchetto di codici UPC sono considerati supplementari e a noleggio. GS1 Italy inoltra a GS1 US la richiesta compilata da parte dell’azienda.

Scarica e compila il contratto di noleggio codici UPC supplementari

Verifica il listino dei costi per il noleggio dei codici UPC supplementari

Per approfondimenti visita la pagina dedicata all'attivazione del noleggio dei codici UPC

GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Puoi usare i riferimenti che trovi nella pagina Contattaci. Ti ricordiamo che il Call center di GS1 Italy non ha sportelli aperti al pubblico.

GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Ogni prodotto deve avere un suo codice a barre GS1 (EAN). Se ho due scatole di biscotti da 200 gr, una di biscotti al cioccolato e l'altra di biscotti al latte, queste due confezioni devono avere due codici GS1 (EAN) diversi, perché sono considerati due prodotti distinti e differenti fra loro.

Se cambia uno dei parametri che caratterizzano un prodotto, devi assegnare un nuovo codice EAN-13 (GTIN-13). Quindi se ci sono cambi su:

• Composizione, tipo e varietà (es: colore, taglia, ingredienti, composizione, ecc.).
• Marchio.
• Dimensioni e natura della confezione (unità singola, raggruppamento, bonus pack, cartone, pallet, ecc.).
• Quantità (peso, volume e ogni altra dimensione che ha impatti sui partner commerciali).

devi variare il codice a barre GS1 (EAN) del prodotto, perché per il sistema di codifica è un nuovo prodotto.

Abbiamo raccolto tutte le regole del cambio di codice EAN in una sezione guidata. Puoi scoprire se devi cambiare codice GS1 (EAN) al prodotto in base al tuo caso concreto.

I codici GS1 (EAN) sono gestiti e attribuiti da GS1 Italy all'azienda proprietaria del marchio, la quale si impegna a usarli rispettando le regole del sistema GS1. L'azienda non è autorizzata né a vendere, o ad affittare, né a considerare i codici GS1 (EAN) come una sua proprietà.

L'attribuzione, il ritiro o il trasferimento dei codici GS1 (EAN) sono una facoltà esclusiva di GS1 Italy.

GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Procediamo al trasferimento (subentro) dei codici a barre GS1 (EAN) solo in caso di:

• Acquisizione o fusione.
• Acquisto di azienda o di ramo d'azienda o di marchio.
• Scorporo.

Devi inviare a GS1 Italy:

• Atto notarile di vendita/cessione/ecc. (stralcio).
• Richiesta di cessione dei codici GS1 (EAN) da parte dell’azienda cedente.
• Richiesta di rilevare i codici GS1 (EAN) da parte dell’azienda rilevante.

Trovi tutte le informazioni nella pagina dedicata al trasferimento dei codici EAN

L’azienda ha un anno di tempo dall’operazione economica per ricodificare i prodotti con nuovi codici a barre EAN, nel caso in cui non sia possibile fare il trasferimento del prefisso aziendale GS1, sui cui i codici sono stati sviluppati. Inoltre l’azienda deve dare opportune notifiche ai propri clienti per i necessari aggiornamenti dei dati dei prodotti.

Ti offriamo un webinar per spiegare come gestire la codifica EAN nei casi di vendita di azienda/ramo/marchio, ecc. La partecipazione è gratuita per le aziende già iscritte a GS1 Italy.

Se hai dei dubbi, contatta l’Assistenza di GS1 Italy. GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

La risposta è no. L’azienda rilevante può benissimo decidere di ricodificare i prodotti con i codici a barre GS1 (EAN) che ha in uso.

Ti offriamo un webinar per spiegare come gestire la codifica EAN nei casi di vendita di azienda/ramo/marchio, ecc. La partecipazione è gratuita per le aziende già iscritte a GS1 Italy.

L’affitto è il solo caso in cui le regole di codifica GS1 NON PERMETTONO il trasferimento dei codici EAN.

Il motivo è semplice: con l’affitto (un contratto con una scadenza), non cambia la proprietà del marchio. Come quando si affitta un appartamento. Quindi non possiamo trasferire i codici a barre GS1 (EAN) ad un’azienda che non diventa proprietaria del marchio, ma è solo l’affittuaria per un periodo definito.

Le due aziende devono definire nel contratto di affitto l’uso dei codici a barre GS1 (EAN). L'azienda affittuaria può usare i codici EAN fino alla scadenza del contratto. Ma il legame dei codici EAN e gli obblighi di licenza d'uso (quota annuale) restano legati all'azienda proprietaria del marchio (locatore).

Se hai dei dubbi, contatta l’Assistenza di GS1 Italy. GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Poiché si tratta di un caso estremamente particolare, ti suggeriamo di contattare l’Assistenza di GS1 Italy per ricevere informazioni e supporto.

Manda una comunicazione scritta per raccomandata o posta PEC. Eventuali sospesi di quote o contributi annuali devono essere saldati.

• Indirizzo PEC per GS1 Italy: assistenza@pec.gs1italy.org
• Indirizzo PEC per IBC: amministrazioneibc@pec.it
• Indirizzo PEC per ADM: adm@legalmail.it

Fra gli obblighi delle aziende sottoscritti al momento dell'adesione al Sistema di codifica GS1 (EAN) c’è anche quello di provvedere a comunicare qualsiasi variazione di ragione sociale, di forma giuridica, oppure il nome dei riferimenti aziendali. Puoi farlo tramite posta tradizionale, tramite email (associati@gs1it.org) oppure via fax (02 76317280).

Il tuo cliente ti chiede il GLN perché probabilmente dovete fare EDI, cioè scambio di informazioni in modalità elettronica.

Questo codice è un numero di 13 cifre che identifica non un prodotto, bensì un’entità fisica: un’azienda, un magazzino, o una divisione in una località fisica precisa (città, indirizzo).

Per averlo è molto semplice:

• Se la tua azienda usa i codici GS1 (EAN) per la codifica dei prodotti, contatta GS1 Italy per recuperare il GLN della tua azienda. Te l’avevamo già comunicato, ma ti aiuteremo a recuperare l’informazione;
• Se la tua azienda non usa i codici GS1 (EAN), puoi noleggiare il numero GLN che ti serve. Vai alla pagina dedicata al servizio e compila il form per noleggiare il GLN. 

GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Manda una comunicazione di disdetta per iscritto per raccomandata o posta PEC.

Se ne hai bisogno, ti mettiamo a disposizione alcuni fac-simile di lettere di recesso. Eventuali sospesi di quote o contributi annuali devono essere saldati.

• Indirizzo PEC per GS1 Italy: assistenza@pec.gs1italy.org
• Indirizzo PEC per IBC: amministrazioneibc@pec.it
• Indirizzo PEC per ADM: adm@legalmail.it

Contatta l’Assistenza di GS1 Italy e ti spieghiamo cosa devi fare.

GS1 Italy è la nuova denominazione di Indicod-Ecr.

Le aziende che non saldano il contributo annuale vengono espulse dal Sistema di codifica GS1 e i codici EAN vengono annullati.

GS1 Italy, la nuova denominazione di Indicod-Ecr, nei sei mesi successivi all'emissione e invio del contributo annuale effettua tre solleciti di pagamento (due tramite email, il terzo con diffida legale).

Le aziende che alla fine di ogni anno civile (31 dicembre) risultano insolventi vengono espulse.

Con l'espulsione il prefisso aziendale GS1, i codici EAN da esso derivati e tutti gli eventuali codici assegnati (peso variabile, GLN) sono ritirati e annullati. Prefisso aziendale e codici EAN ritornano nella piena disponibilità di GS1 Italy, che può procedere ad assegnarli a un'altra azienda.

Contatta l'Assistenza di GS1 Italy, se la tua azienda è stata espulsa e hai bisogno di supporto per sapere cosa fare

Le aziende che si presentano come venditori di “numeri EAN” operano al di fuori del Sistema GS1.

Solo le organizzazioni GS1, che hanno cioè la licenza da parte di GS1 AISBL, sono autorizzate ad assegnare alle aziende richiedenti le cosiddette chiavi GS1 (prefisso aziendale GS1, EAN, GLN, UCC, ecc). Solo gli enti GS1 (GS1 Italy per l’Italia) garantiscono l’assegnazione univoca di numeri EAN legittimi e riconosciuti a livello internazionale da tutti i mercati, tradizionali e online attraverso la banca dati globale GEPIR (Global Electronic Party Information Registry).

Indicod-Ecr è la vecchia denominazione di GS1 Italy, l’unico ente autorizzato in Italia a rilasciare i numeri univoci, autorizzati e legittimi per i codici EAN.

GS1 Italy è l'unico ente in Italia autorizzato a rilasciare i barcode EAN. In virtù dell'accordo con GS1, GS1 Italy (ex Indicod-Ecr) ha la facoltà di assegnare i numeri univoci, legittimi e riconosciuti dal Sistema GS1 per la creazione dei codici EAN/GS1.